Jednací řád komisí

1

Úvodní ustanovení

2

Úkoly komise

3

Jednání komise

4

Usnesení komise a hlasování

5

Jiná ustanovení

6

Závěrečná ustanovení

Jednací řád komisí rady města (dále jen "komise") upravuje přípravu, obsah
jednání, způsob usnášení se a hlasování komisí a způsob práce s přijatými
usneseními.

(1)

Rada města zřizuje a zrušuje komise v souladu s ustanoveními § 122 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

(2)

Komise je iniciativním a poradním orgánem rady města.

(3)

Rada města stanoví náplň činnosti komise, ukládá jí úkoly a projednává stanoviska a náměty komise.

(4)

Komise je ze své činnosti odpovědná radě města.

(5)

Komise se skládá z předsedy a dalších členů, které jmenuje a odvolává rada města. Komise si z řad svých členů může zvolit místopředsedu (místopředsedy).

(6)

Počet členů komise stanoví rada města podle potřeby příslušného odvětví, ve kterém vyvíjí svoji činnost, max. však 15 členů. Ve výjimečných případech může rada města stanovit i jiný počet členů komise. Počet členů komise je vždy lichý.

(7)

Členové komise jsou na vyžádání vybaveni průkazy člena komise rady města a při výkonu své funkce jsou oprávněni v rozsahu svěřených úkolů jednat za komisi.

(1)

Komise se schází podle potřeby, zpravidla jednou za měsíc.

(2)

Komisi svolává předseda komise a určuje místo, čas a program jednání komise.

(3)

Komise jedná zpravidla na základě podkladových materiálů, které předkládají členové komise, příp. vedoucí odborů Magistrátu města Ostravy. Odbory magistrátu, které zabezpečují technické a administrativní práce, související s činností komise, vystaví podkladové materiály včetně pozvání pro jednání komise prostřednictvím úložiště Magistrátu města Ostravy. O vystavení podkladových materiálů bude členům komise zaslán informační e-mail (notifikace).

(4)

Nemůže-li se člen výjimečně zúčastnit jednání komise, oznámí předem předsedovi komise důvody své nepřítomnosti, příp. své stanovisko k projednávané záležitosti. Toto stanovisko však nenahrazuje hlasování a jiný člen komise nemůže za nepřítomného člena komise hlasovat.

(5)

Jednání komise je neveřejné.

(6)

Jednání komise se zúčastňují její členové. Jejich členství je nezastupitelné. Komise si může přizvat na jednání další odborníky, kteří se jednání komise zúčastňují s hlasem poradním. O účasti přizvaných osob na jednání komise rozhodují její členové hlasováním.

(7)

Jednání komise řídí předseda komise. V jeho nepřítomnosti řídí komisi místopředseda, popř. i jiný člen komise pověřený předsedou.

(8)

O účasti na jednání komise se pořídí prezenční listina s vlastnoručním podpisem každého účastníka. Prezenční listina tvoří přílohu zápisu z jednání komise.

(9)

O každém jednání komise se pořizuje zápis, který podepisuje předsedající komise. Součástí zápisu jsou přijatá usnesení komise.

(10)

Zápis z jednání obdrží všichni členové komise prostřednictvím úložiště Magistrátu města Ostravy. Nejpozději do 7 dnů po skončení jednání komise musí být zápis předán odboru legislativnímu a právnímu Magistrátu města Ostravy.

(1)

Komise je způsobilá se usnášet, jestliže je přítomna nadpoloviční většina všech jejích členů.

(2)

Komise se usnáší většinou hlasů všech svých členů.

(3)

Usnesení, stanoviska a závěry komise vyžádané k materiálům rady města se uvádějí jako příloha materiálu.

(4)

Ve výjimečných případech může předseda komise informovat radu města o usneseních, stanoviscích nebo závěrech přijatých komisí přímo, mimo předkládaný materiál.

(5)

Usnesení, stanoviska, závěry nebo náměty komise vzniklé z její vlastní iniciativy jsou předkládány radě města jako samostatné materiály k projednání. Takovýto materiál, zpracovaný ve spolupráci s příslušným odborem, předkládá předseda komise.

(6)

K usnášení komise je možno využít také hlasování per rollam. V takovém případě je doručen materiál včetně návrhu usnesení všem členům komise s tím, že jsou ponechány 3 dny na vlastní hlasování. Usnesení je přijato, pokud pro něj hlasovala nadpoloviční většina všech členů komise. O každém usnesení či souboru usnesení, o nichž bylo následně řádně hlasováno, je sepsán samostatný zápis, který je řádným zápisem, článek 3, odst. (10) se užije obdobně.

(1)

V zájmu úspěšného plnění společných úkolů komise vzájemně spolupracují, popř. koordinují svou činnost ve věcech společných pro více odvětví.

Vyžaduje-li to zájem věci, mohou komise jednat společně a podávat radě města společné zprávy, návrhy, stanoviska apod.

(2)

Komise mohou k projednání úkolů konat podle potřeby společné schůze
s příslušnými komisemi rad městských obvodů. O svolání takové schůze rozhoduje předseda komise, po dohodě s předsedou komise rady městského obvodu.

(3)

Je-li to účelné, mohou komise k projednání úkolů, týkajících se určité části města, konat výjezdní zasedání. Výjezdní zasedání komise (popřípadě školení) mimo území města schvaluje rada města.

(4)

Organizačně-technické a administrativní práce, související s činností komise, zabezpečují odbory Magistrátu města Ostravy, jimž byly tyto úkoly uloženy radou města. Vedoucí příslušného odboru určí pracovníka pro zajišťování organizačně-technických a administrativních záležitostí činnosti komise.

(5)

Členové komisí mohou v konkrétním případě požádat odbory magistrátu, které zabezpečují technické a administrativní práce, související s činností komise, o zajištění tištěné podoby podkladového materiálu.

(6)

Odbory, které zabezpečují organizačně technické a administrativní práce, související s činností komisí, zajišťují prostřednictvím odboru hospodářské správy magistrátu proplácení parkovného členům komisí rady města, kteří nejsou členy zastupitelstva města.

(7)

Písemnou zprávu o činnosti komisí rady města, včetně přehledu účasti členů komisí na jednáních, předkládá odbor legislativní a právní magistrátu radě města pololetně, a to vždy do 30. 9. běžného kalendářního roku a do 28. 2. následujícího kalendářního roku.

(8)

Při nakládání s materiály obsahujícími osobní údaje, k nimž mají členové komise rady města přístup, si členové komisí rady města počínají v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, zejména s jeho zásadami tak, aby osobní údaje byly zpracovávány pouze za stanoveným účelem a nebyly zpřístupněny osobám, které k jejich zpracování nejsou oprávněny.

(9)

Materiály jsou fyzicky uchovávány pouze na místech zabezpečených zámkem či kódem. V digitální podobě jsou uloženy na nosičích dat zabezpečených minimálně heslem.

(10)

Členové komisí rady města shromažďují materiály, ke kterým přichází do kontaktu ze své činnosti pouze po dobu nezbytně nutnou, a to včetně údajů, které jsou zaznamenány v pracovních verzích dokumentů a elektronické poště. Odbory, které zabezpečují technické a administrativní práce související s činností komisí zajistí skartaci písemných podkladových materiálů.

(11)

V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí tuto skutečnost člen komise rady města do 24 hodin od okamžiku, kdy k tomuto porušení došlo, a to odpovědné osobě za oblast ochrany osobních údajů.

(1)

Zrušuje se Jednací řád komisí Rady města Ostravy, schválený usnesením rady města čís. 462/11 ze dne 25.4.1995 vč. provedených změn a doplňků.

(2)

Tento jednací řád schválila rada města na své schůzi dne 9.1.2001 svým usnesením čís. 4393/51.

-

usnesení RM

2770/43

ze dne

20.

11.

2007

-

usnesení RM

5878/79

ze dne

18.

11.

2008

-

usnesení RM

09155/RM1418/127

ze dne

15.

05.

2018

-

usnesení RM

09280/RM1418/129

ze dne

05.

06.

2018

-

usnesení RM

03322/RM2226/54

ze dne

23.

01.

2024