Magistrát města Ostravy povolí nahlédnout do sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy, popř. vydá kopii ze sbírky listin nebo doslovný výpis z druhopisu matriční knihy:

• fyzické osobě, které se zápis týká, nebo členům její rodiny (za členy rodiny se považuje manžel, partner, rodiče, děti, prarodiče, vnuci a pravnuci)
• fyzické osobě, která prokáže, že je to nezbytné pro uplatnění jejich práv před státními orgány České republiky nebo před orgány územních samosprávných celků, nebo
• osobě, která prokáže, že je to nezbytné k uplatnění právních nároků v cizině.

V případě osvojení mohou nahlédnout do sbírky listin nebo druhopisu pouze osvojitelé a po dovršení 12 let i osvojenec, pokud nebylo soudem rozhodnuto o utajení osvojení; pokud bylo soudem rozhodnuto o utajení osvojení, může osvojenec nahlédnout do sbírky listin až po nabytí svéprávnosti.

Magistrát města Ostravy vede a aktualizuje sbírky listin a druhopisy matričních knih z matričních úřadů náležejících do jeho správního obvodu, tj.  Moravská Ostrava a Přívoz, Poruba, Ostrava-Jih, Slezská Ostrava, Mariánské Hory a Hulváky, Radvanice a Bartovice, Stará Bělá, Svinov, Vítkovice, Polanka nad Odrou, Klimkovice, Velká Polom, Vřesina, Šenov, Václavovice, Stará Ves nad Ondřejnicí a Vratimov.

Pokud došlo k matriční události v právě probíhajícím kalendářním roce, je nutno požádat o úkon přímo u konkrétního matričního úřadu, v jehož obvodu k matriční události došlo.

Agendu řeší Magistrát města Ostravy, odbor vnitřních věcí, oddělení správních činností, Prokešovo nám. 8, 729 30 Ostrava.

Na základě žádosti je povoleno nahlédnutí do sbírky listin, vydáno potvrzení nebo kopie ze sbírky listin, popř. druhopisů matričních knih.

Zjištění údajů uvedených ve sbírce listin (např. hlášení o narození) a druhopisech matričních knih, popř. vydání potvrzení ze sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy pro osobní, případně úřední potřebu.

Lhůta pro vyřízení žádosti je 30 dnů ode dne doručení žádosti.

Žádost, doklad prokazující oprávněnost požadavku (viz bod 1), popř. plná moc (požádá-li o úkon osoba prostřednictvím zmocněnce, musí být podpis na plné moci úředně ověřen).

Žádost (v případě osobního podání lze žádost sepsat přímo u Magistrátu města Ostravy a předložit doklad totožnosti), doklad prokazující oprávněnost požadavku (viz bod 1), popř. plná moc (požádá-li o úkon osoba prostřednictvím zmocněnce, musí být podpis na plné moci úředně ověřen).

Formuláře nejsou stanoveny.

Nahlédnutí do sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy nelze inicializovat elektronicky.

O vydání potvrzení o údajích ze sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy, vydání kopie sbírky listin nebo doslovný výpis z druhopisu matriční knihy elektronicky požádat lze, a to:

• prostřednictvím datové schránky města ID: 5zubv7w. Elektronický podpis není vyžadován, pokud zvláštní právní předpis nevyžaduje speciální formu úkonu.
• prostřednictvím elektronické podatelny Magistrátu města Ostravy posta@ostrava.cz . V případě, že podání nebude opatřeno zaručeným elektronickým podpisem (zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaný elektronický podpis), je nezbytné jeho doplnění (do 5 dnů) některou z kvalifikovaných forem podání, tj. písemně, ústně do protokolu nebo elektronicky se zaručeným elektronickým podpisem.

Bližší informace k náležitostem podání směrovaným na elektronickou podatelnu naleznete zde .

O úkon lze požádat:

• osobně na Magistrátu města Ostravy, odboru vnitřních věcí, oddělení správních činností, Prokešovo nám. 8, 729 30 Ostrava v úředních hodinách uvedených zde ;
• na podatelně magistrátu Prokešovo nám. 8, 729 30 Ostrava v úředních hodinách uvedených zde ;
• prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb zasláním na adresu Prokešovo nám. 8, 729 30 Ostrava.

Správní poplatek za jeden úkon:

• vydání potvrzení ze sbírky listin: za každou započatou stránku 50 Kč
• vydání kopie ze sbírky listin: za první stránku 30 Kč + za každou další stránku 10 Kč

Správní poplatek je možné uhradit převodem na účet Magistrátu města Ostravy, č.ú. 19-1649297309/0800, variabilní symbol 1361260, do zprávy pro příjemce se uvádí příjmení žadatele + potvrzení ze SL nebo nahlédnutí do SL.

Správní poplatek za jeden úkon:

• nahlédnutí do sbírky listin nebo druhopisu matriční knihy (na konkrétní sbírku nebo zápis) 50 Kč
• vydání potvrzení ze sbírky listin: za každou započatou stránku 50 Kč
• vydání kopie ze sbírky listin: za první stránku 30 Kč + za každou další stránku 10 Kč

Správní poplatek je možné uhradit:

• v hotovosti na pracovišti Magistrátu města Ostravy při podání žádosti
• platební kartou na pokladně Magistrátu města Ostravy
• převodem na účet Magistrátu města Ostravy, č.ú. 19-1649297309/0800, variabilní symbol 1361260, do zprávy pro příjemce se uvádí příjmení žadatele + potvrzení ze SL nebo nahlédnutí do SL.

Odvolání proti rozhodnutí o zamítnutí žádosti o vydání potvrzení o údajích uváděných ve sbírce listin nebo o povolení nahlédnutí do sbírky listin lze podat prostřednictvím Magistrátu města Ostravy. O odvolání rozhoduje Ministerstvo vnitra České republiky. Lhůta pro podání odvolání je 15 dnů.

• Ostatní

• matriční kniha
• matrika
• sbírka listin

Není veden v základním registru ani agendovém informačním systému.