Jednací řád výborů zastupitelstva města

Článek 1
Úvodní ustanovení

Jednací řád výborů zastupitelstva města (dále jen "výbory") upravuje přípravu, obsah jednání, způsob usnášení se a hlasování výborů a způsob práce s přijatými usneseními.

Článek 2
Postavení výboru

1. Zastupitelstvo města zřizuje výbory v souladu s ustanoveními § 117, odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) – dále jen „zákon o obcích“.
2. Výbor je iniciativní a kontrolní orgán zastupitelstva města.
3. Náplň činnosti finančního výboru a kontrolního výboru stanoví § 119 zákona o obcích. Ostatním výborům stanoví náplň činnosti a úkoly zastupitelstvo města.
4. Výbory jsou ze své činnosti odpovědny zastupitelstvu města.
5. Výbor se skládá z předsedy a dalších členů, které volí a odvolává zastupitelstvo města. Předsedou výboru je vždy člen zastupitelstva města. Výbor si z řad svých členů může zvolit místopředsedu (místopředsedy).
6. Počet členů výboru stanoví zastupitelstvo města podle potřeby příslušného odvětví, ve kterém vyvíjí svoji činnost, max. však 15 členů. Ve výjimečných případech může zastupitelstvo města stanovit i jiný počet členů výboru. Počet členů výboru je vždy lichý.
7. Členové výboru jsou na vyžádání vybaveni průkazy člena výboru zastupitelstva města a při výkonu své funkce jsou oprávněni v rozsahu svěřených úkolů jednat za výbor.

Článek 3
Jednání výboru

1. Výbor se schází podle potřeby, zpravidla jednou za měsíc.
2. Výbor svolává předseda výboru a určuje místo, čas a pořad jednání výboru.
3. Výbor jedná zpravidla na základě podkladových materiálů, které předkládají členové výboru, příp. vedoucí odborů magistrátu. Odbory magistrátu, které zabezpečují technické a administrativní práce, související s činností výboru, vystaví podkladové materiály včetně pozvání na jednání výboru prostřednictvím úložiště Magistrátu města Ostravy. O vystavení podkladových materiálů bude členům výboru zaslán informační e-mail (notifikace).
4. Nemůže-li se člen výjimečně zúčastnit jednání výboru, oznámí předem předsedovi výboru důvody své nepřítomnosti, příp. své stanovisko k projednávané záležitosti. Toto stanovisko však nenahrazuje hlasování a jiný člen výboru nemůže za nepřítomného člena výboru hlasovat.
5. Jednání výboru je neveřejné.
6. Jednání výboru se zúčastňují jeho členové. Jejich členství je nezastupitelné. Výbor si může přizvat na jednání další odborníky, kteří se jednání výboru zúčastňují s hlasem poradním. O účasti přizvaných osob na jednání výboru rozhodují jeho členové hlasováním.
7. Jednání výboru řídí jeho předseda. V jeho nepřítomnosti řídí výbor místo-předseda, popř. i jiný člen výboru pověřený předsedou.
8. O účasti na jednání výboru se pořídí prezenční listina s vlastnoručním podpisem každého účastníka. Prezenční listina tvoří přílohu zápisu z jednání výboru.
9. O každém zasedání se pořizuje zápis, který podepisuje předseda výboru. Usnesení výboru se vyhotovuje písemně a podepisuje je předseda výboru.
10. Zápis a usnesení z jednání obdrží všichni členové výboru prostřednictvím úložiště Magistrátu města Ostravy. Nejpozději do 7 dnů po skončení jednání výboru musí být zápis předán odboru legislativnímu a právnímu magistrátu.

Článek 4
Usnesení výboru a hlasování

1. Výbor je způsobilý se usnášet, jestliže je přítomna nadpoloviční většina všech jeho členů.
2. Usnesení výboru je platné, pokud s ním vyslovila svůj souhlas nadpoloviční většina všech členů výboru.
3. Usnesení, stanoviska a závěry výboru vyžádané k materiálům zastupitelstva města se uvádějí jako příloha materiálu.
4. Usnesení, stanoviska, závěry nebo náměty výboru vzniklé z jeho vlastní iniciativy jsou předkládány zastupitelstvu města jako samostatné materiály k projednání. Takovýto materiál, zpracovaný ve spolupráci s příslušným odborem, předkládá předseda výboru.

Článek 5
Jiná ustanovení

1. Výbory předkládají 1x za půl roku zastupitelstvu města písemnou zprávu o své činnosti. Zpráva je součástí souhrnného materiálu o činnosti výborů a pracovních komisí zřízených zastupitelstvem města.
2. V zájmu úspěšného plnění společných úkolů výbory vzájemně spolupracují, popř. koordinují svou činnost ve věcech společných pro více odvětví. Vyžaduje-li to zájem věci, mohou výbory jednat společně a podávat zastupitelstvu města společné zprávy, návrhy, stanoviska apod.
3. Výbory mohou k projednání úkolů konat podle potřeby společná jednání s příslušnými výbory zastupitelstev městských obvodů. O svolání takového jednání rozhoduje předseda výboru, po dohodě s předsedou výboru zastupitelstva městského obvodu.
4. Je-li to účelné, mohou výbory k projednání úkolů, týkajících se určité části města, konat výjezdní zasedání.
5. Organizačně-technické a administrativní práce, související s činností výboru, zabezpečují odbory magistrátu, jimž byly tyto úkoly uloženy radou města. Vedoucí příslušného odboru určí pracovníka pro zajišťování organizačně-technických a administrativních záležitostí činnosti výboru.
6. Členové výboru můžou v konkrétním případě požádat odbory magistrátu, které zabezpečují technické a administrativní práce, související s činností výboru, o zajištění tištěné podoby podkladového materiálu.
7. Při nakládání s materiály obsahujícími osobní údaje, k nimž mají členové výboru přístup, si členové výboru počínají v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, zejména s jeho zásadami tak, aby osobní údaje byly zpracovávány pouze za stanoveným účelem a nebyly zpřístupněny osobám, které k jejich zpracování nejsou oprávněny.
8. Materiály jsou fyzicky uchovávány pouze na místech zabezpečených zámkem či kódem. V digitální podobě jsou uloženy na nosičích dat zabezpečených minimálně heslem.
9. Členové výboru shromažďují materiály, ke kterým přichází do kontaktu ze své činnosti, pouze po dobu nezbytně nutnou, a to včetně údajů, které jsou zaznamenány v pracovních verzích dokumentů a elektronické poště. Odbory, které zabezpečují technické a administrativní práce související s činností výboru zajistí skartaci písemných podkladových materiálů.
10. V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí tuto skutečnost člen výboru zastupitelstva města do 24 hodin od okamžiku, kdy k tomuto porušení došlo, a to odpovědné osobě za oblast ochrany osobních údajů.

Článek 6
Závěrečná ustanovení

1. Jednací řád výborů zastupitelstva města schválilo zastupitelstvo města dne 13.12.2000 usnesením čís. 700/16 s účinností od 14.12.2000.

 -----

Změny a doplnění jednacího řádu:

• usnesení ZM č. 1523/22 ze dne 26.11.2008
• usnesení ZM č. 2257/ZM1418/35 ze dne 23.05.2018
• usnesení ZM č. 0626/ZM2226/13 ze dne 31.01.2024